Personvernerklæring for HX – Hurtigruten Expeditions

Innledning 

Ditt personvern er viktig for oss i HX Expeditions-konsernet (bestående av HX Holdco Ltd og dets datterselskaper, heretter kalt «HX», «vi», «vår», «oss»). Vårt fokus er på å beskytte personopplysningene dine.

Vi behandler personopplysningene dine når du reiser med HX. For å kunne tilby deg best mulig opplevelse, innhenter vi personopplysningene dine ved flere anledninger, som når du reiser med oss, bruker tjenestene våre, besøker nettstedet vårt, bruker mobil-appene våre eller samhandler med oss på andre måter. Alle opplysninger som HX behandler om deg, er opplysninger som du har oppgitt personlig. Vi innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi vil at du skal forstå hvordan vi bruker personopplysningene dine, hvordan vi beskytter dem og hvilke rettigheter du har. Derfor forklarer denne personvernerklæringen:

Vi anbefaler at du leser denne midlertidige personvernerklæringen.

Overgangsordninger

HX var tidligere en del av Hurtigruten-konsernet (heretter Hurtigruten), men eies og drives nå helt separat. Som en del av prosessen med å skille Hurtigruten og HX, ble det innført overgangsordninger for personopplysningene dine hvis de opprinnelig ble gitt til Hurtigruten, i henhold til vilkårene i deres personvernerklæring. Hurtigruten har valgt å dele alle kundeopplysninger relevante for HXs virksomhet med HX, i samsvar med vilkårene i den personvernerklæringen.

Behandlingsansvarlig 

HX er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger i forbindelse med HXs virksomhet. HX oppbevarer disse opplysningene uavhengig av Hurtigruten. HX deler opplysninger med Hurtigruten i henhold til vilkårene i avtalen om deling av opplysninger. HX samarbeider også med flere leverandører, deriblant offentlige etater, helsepersonell, andre forretningspartnere og leverandører, og kan dele personopplysninger hvis:

• vi har en legitim grunn

• det er tillatt ved lov, eller

• du har gitt ditt samtykke

HX tilbyr tjenester over hele verden og har avdelinger og partnere i mange europeiske land, stillehavsregionen, Afrika og Sør-, Sentral- og Nord-Amerika. Vi deler opplysninger om deg med selskapene i gruppen vår alt etter hvilket land bestillingen ble utført i, og for å levere spesifikke tjenester til deg. Alle selskapene behandler personopplysninger i samsvar med personvernforordningen.

Hvilke opplysninger innhenter vi om deg, og hvor lenge oppbevarer vi dem?

HX lagrer personopplysningene vi innhenter på en måte som gjør det mulig å identifisere deg for så lenge det er nødvendig, for formålene som personopplysningene er samlet inn. De behandles for i hvert enkelttilfelle, og aldri lengre enn det som er fastsatt i gjeldende lov.

Hvor lenge vi oppbevarer opplysningene dine, er blant annet avhengig av:

Vi har retningslinjer for oppbevaring av personopplysninger. Disse styrer hvor lenge vi oppbevarer personopplysninger, og hvilke personopplysninger vi behandler.  

Vi oppbevarer personopplysningene dine så lenge der er nødvendig for å oppfylle formålene som beskrives i denne personvernerklæringen. Dette gjelder hovedsakelig: 

I****dentitets- og kontaktinformasjon, inkludert navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsdato og nasjonalitet.

Du oppgir disse opplysningene til oss når du bestiller en reise, registrerer deg for nyhetsbrevet vårt, blir med i lojalitetsprogrammet eller bruker de digitale plattformene våre til å samhandle med kontoene våre i sosiale medier (inkludert når du deltar i konkurranser) eller når du tar kontakt med kundestøtten vår. Alle opplysningene vi har om deg, er opplysninger du selv har gitt til oss. Vi innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi oppbevarer disse opplysningene fra og med tidspunktet for bestilling og frem til 5 år etter at reisen er avsluttet, eller frem til du trekker tilbake samtykket ditt.

Vi kan oppbevare personopplysningene dine i lengre tid hvis du vil at vi skal oppbevare dem til den neste reisen din, så fremt du har gitt oss ditt samtykke til å gjøre det.

Når du registrerer deg i HX-portalen, lagres opplysningene du oppgir i portalen for så lenge du er registrert som bruker.

Passinformasjon, inkludert bilde av ansiktet ditt når du går om bord på et av skipene våre.

Når du bestiller en reise med oss, oppgir du informasjon om gyldige reisedokumenter og visum når dette er relevant. Vi behandler disse opplysningene for å etterkomme lovpålagte krav i anløpshavnene. Vi kan også av sikkerhetsårsaker ta et bilde av ansiktet ditt når du går om bord på skipene våre, som beskrevet nedenfor. Vi behandler disse opplysningene for å etterkomme lovpålagte krav i anløpshavnene.

Alle opplysningene vi har om deg, er opplysninger du selv har gitt til oss. Vi innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi oppbevarer disse opplysningene fra og med tidspunktet for bestilling og i 90 dager etter at reisen er avsluttet, eller frem til du trekker tilbake samtykket ditt. I noen situasjoner kan vi være pålagt å oppbevare opplysningene i lengre tid, i samsvar med lover og forskrifter.

Informasjon om nærmeste pårørende

Av sikkerhetshensyn ber vi deg oppgi kontaktinformasjon til pårørende før enkelte av reisene våre. Vi oppbevarer kun opplysninger om deg som du har gitt oss, og innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi oppbevarer disse opplysningene fra og med tidspunktet for bestilling og i 90 dager etter at reisen er avsluttet, eller frem til du trekker tilbake samtykket ditt.

Transaksjonsopplysninger – transaksjonsopplysninger som kreditt- og debetkortinformasjon, betalingsmåte og betalingshistorikk

For å kunne behandle betalinger og fakturering når du foretar et kjøp, enten i forbindelse med en reise eller produkter og tjenester som landutflukter, behandler vi betalingsinformasjonen din for å gjennomføre transaksjonen.

Vi oppbevarer betalingsmåten i opptil 5 år. Alle andre transaksjonsopplysninger og finansopplysninger oppbevares i opptil 10 år eller i henhold til lokale krav rundt regnskapsføring.

Betalingsopplysninger og aktivitetsinformasjon, inkludert informasjon om bestilte reiser og utflukter, flyvninger, hoteller, reiseplaner, reisebyråer, aktiviteter du har deltatt på i løpet av reisen med oss, osv.

Alle opplysninger om bestillinger og aktivitetsinformasjon innhentes når du bestiller eller kjøper fra oss. Vi oppbevarer kun opplysninger om deg som du har gitt oss, og innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi oppbevarer informasjon om reisemål og -datoer i opptil 5 år. I noen situasjoner kan vi være pålagt å oppbevare opplysningene i lengre tid, i samsvar med lover og forskrifter.

Kommunikasjon mellom deg og oss, inkludert opptak av samtaler med kundeservice, kommunikasjon på e-post, chattelogger, kommentarer og vurderinger som innhentes via spørreundersøkelser, eller som du har publisert på kanalene våre eller i sosiale medier.

Vi tar vare på en oversikt over kommunikasjonen mellom oss og deg for å kunne svare på henvendelsene dine, levere god kundeservice og overholde avtalen vår med deg. Vi oppbevarer kun opplysninger om deg som du har gitt oss, og innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi oppbevarer kommunikasjonen din med oss i opptil 5 år, eller så lenge det kreves av lokale lover, slik at vi kan behandle eventuelle krav eller forespørsler fra deg.

Digital informasjon, inkludert IP-adresse, nettleserdata, kommunikasjonsdata, bestillingshistorikk, aktivitet i sosiale medier eller brukermønster. Hvis du abonnerer på nyhetsbrevene våre, kan vi innhente opplysninger om hvilke nyhetsbrev du åpner, plasseringen din, når du åpnet dem og hvorvidt du har trykket på eventuelle lenker i nyhetsbrevene.

Vi innhenter opplysninger om deg når du bruker nettstedet vårt, mobilapplikasjoner og andre digitale plattformer for å kunne gi deg en best mulig brukeropplevelse, og for å forstå hva du kan være interessert i. Det er enheten din som gir oss denne informasjonen, enten du er logget inn på kontoen din eller du har godtatt informasjonskapsler. Vi trenger å kunne identifisere deg (f.eks. når du bestiller et cruise, logger på kontoen din, når du vil at vi skal identifisere deg som medlem av lojalitetsprogrammet vårt og når vi må lagre preferansene dine) når du besøker de digitale plattformene våre og bruker tjenestene våre.

Vi oppbevarer slike opplysninger i 6 måneder, eller frem til samtykket trekkes tilbake.

Helseinformasjon, inkludert informasjon om allergier, funksjonshemning eller sykdommer.

Du oppgir disse opplysningene når du varsler oss om helseproblemer når du bestiller hos oss, sjekker inn på et cruise, besøker helsetjenestene våre på et cruise og/eller registrerer deg for en utflukt, tur eller underholdning om bord på skipet. Vi mottar denne informasjonen fra egenerklæringsskjemaet du fyller ut. På noen reiser har vi enkle skjemaer som vi bruker til å innhente opplysninger for å unngå spredning av infeksjonssykdommer om bord (f.eks. COVID-19 eller influensa). Av sikkerhetsårsaker bruker vi mer omfattende skjemaer på enkelte ekspedisjonscruise. Det kan være nødvendig å utføre visse undersøkelser, deriblant undersøkelser etter symptomer på sykdommer, temperaturmåling, COVID-19-testing og kontaktsporing. Vi oppbevarer kun opplysninger om deg som du har gitt oss, og innhenter ikke opplysninger fra andre kilder.

Vi oppbevarer disse opplysningene fra og med tidspunktet for bestilling og i 24 måneder etter at reisen er avsluttet. I noen situasjoner kan vi være pålagt å oppbevare opplysningene i lengre tid, i samsvar med lover og forskrifter.

Opptak fra overvåkningskameraer

Av sikkerhetsårsaker bruker vi overvåkningskameraer om bord i skipene våre, inkludert ved alle tilgangspunkter og på offentlige områder. Du finner mer informasjon om dette i punkt 4 (e)

Vi oppbevarer opptak fra overvåkningskameraer i opptil 30 dager. Hvis vi tenker det er nødvendig å utlevere opptak fra overvåkningskameraer til politiet, for eksempel i forbindelse med et lovbrudd, kan vi oppbevare opptaket i opptil 90 dager.

Hvordan har vi rett til å behandle opplysningene dine?

Legitime interesser

Når du bestiller en ekspedisjon med HX, vil vi deretter basere oss på vår berettigede interesse i å gi deg informasjon om lignende produkter og tjenester til deg så lenge vi oppbevarer opplysningene dine. Du kan til enhver tid be oss om å stoppe leveringen av denne informasjonen.

Generelt samtykke

Når du gir oss samtykket ditt til å bruke personopplysningene dine, bruker vi disse opplysningene til markedsføring og andre formål, og vi deler disse opplysningene med andre, lignende organisasjoner. Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket ditt.

Uttrykkelig samtykke

Når du har gitt oss et klart, uttrykkelig og frivillig samtykke til å behandle opplysningene dine som avslører din etniske bakgrunn, politiske meninger, religiøs eller filosofisk tro, fagforeningsmedlemskap, gendata, biometriske data, helseinformasjon eller opplysninger tilknyttet seksualliv eller seksuell orientering, siden disse opplysningene utgjør data fra en særlig kategori av opplysninger som beskyttes iht. personvernforordningens art. 9.

Avtalemessig nødvendighet

Når du bestiller en ekspedisjon med HX, behandler vi opplysningene dine for å kunne gi deg viktig informasjon om reisen din både før og under ekspedisjonen.

Utøvelse eller forsvar av rettskrav

Der HX må behandle opplysningene dine enten for å stille et rettslig krav eller for å forsvare seg.

Internasjonal overføring av opplysninger

Deling utenfor EØS

Både HX og Hurtigrutenn har partnere, avdelinger, agenter og samarbeidspartnere utenfor EØS, og kan overføre opplysninger til dem. Begge parter sikrer at personopplysningene dine beskyttes på en passende måte av mottakeren i disse landene. Passende beskyttelse betyr blant annet å sørge for at mottakere er avtalemessig forpliktet til å sørge for at de tilbyr den samme databeskyttelsen og informasjonssikkerheten som vi gjør. Du kan til enhver tid be om mer informasjon eller en kopi av sikkerhetstiltakene vi bruker for å sikre at personopplysningene dine overføres på en rettslig forsvarlig måte.

Utlevering av data til rettshåndhevende myndigheter Som reisearrangør er vi pålagt å dele informasjon om våre passasjerer med lokale havnemyndigheter og offentlige etater for innreiseformål. Opplysninger kan også ha blitt delt i forbindelse med spesielle hendelser, deriblant kontaktsporing. Disse opplysningene deles og overføres på grunnlag av Hurtigrutens rettslige forpliktelser overfor de relevante myndighetene, og bare nødvendige opplysninger formidles.

Sikkerhetstiltak

Vi sørger for at personopplysningene dine beskyttes mot utilsiktet eller ulovlig endring eller tap, eller mot uautorisert bruk, utlevering eller tilgang i henhold til våre retningslinjer for informasjonssikkerhet. Vi har innført passende tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre denne beskyttelsen.

Bevissthetstrening: Vi utfører regelmessig bevissthetstrening for å gjøre det enklere for ansatte å identifisere og unngå cybersikkerhetstrusler på arbeidsplassen. Vi gjennomfører også obligatorisk opplæring i personvern for alle ansatte, samt oppfriskningskurs med jevne mellomrom og etter eventuelle datarelaterte hendelser. Dette gjøres for å begrense faren for menneskelige feil og trusler fra innsiden som kan forårsake datainnbrudd.

Tredjepartsstyring: Vi har inngått databehandleravtaler med alle tredjepartsleverandører som oppfyller kravene til personvernforordningen eller lokale forskrifter (det som gir mest beskyttelse for kundene våre) for å sikre at opplysningene dine er tilstrekkelig beskyttet når de behandles av tredjeparter på våre vegne. Vi forsøker å implementere vilkårene i databehandleravtalen vår der dette er mulig, men utfører risikovurderinger, bruker tilbørlig aktsomhet og treffer rimelige tiltak for å sikre at opplysningene dine dekkes av et tilsvarende beskyttelsesnivå der det er påkrevd at vi godtar vilkårene til tredjepartsleverandøren. Vi sikrer at alle tredjepartsavtaler i alle tilfeller oppfyller kravene i denne erklæringen og EUs og Storbritannias standard personvernbestemmelser.

Revisjon og risikovurdering: Vi utfører regelmessige vurderinger av praksisen og systemene våre for å sikre at disse samsvarer med denne erklæringen. Unntak rapporteres internt og anbefalinger for forbedringer gjøres.

Dine personvernrettigheter

Du kan til enhver tid ta kontakt med oss hvis du vil ha tilgang til eller vil rette personopplysningene dine. Du kan også be om en kopi av opplysningene vi har innhentet inn om deg.

Tilgang og dataportabilitet: Du kan til enhver tid ta kontakt med oss hvis du vil ha tilgang til personopplysningene dine. Du har rett til å motta personopplysningene du har utlevert til oss i et maskinlesbart format.

Retting eller sletting: Du har i prinsippet rett til å be oss rette feilaktige opplysninger om deg og be oss slette personopplysningene dine. Vi er imidlertid pålagt å oppbevare opplysningene som kreves for å oppfylle avtalen vår med deg, samt opplysninger som kreves for å oppfylle relevante lover og regler eller krav fra myndighetene.

Klager til personvernmyndigheter: Hvis du er uenig i hvordan vi behandler personopplysningene dine, kan du sende en klage til Information Commissioners Office i Storbritannia. Vi setter pris på at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan rette opp i eventuelle misforståelser.

Varsling og rapportering av datahendelser: Dersom vi varsles om en hendelse som har berørt (eller kan berøre) personvernet ditt, undersøker vi umiddelbart hendelsen og benytter alle nødvendige tiltak for å sikre at dette ikke skjer igjen. Hvis hendelsen er et datainnbrudd som kan utgjøre en fare for dine rettigheter og friheter, varsler vi de ansvarlige organene om denne hendelsen og utfører utbedringene de krever. Hvis en datahendelse kan føre til stor fare for rettighetene og frihetene dine, rapporterer vi om denne hendelsen til deg omgående.

Informasjonskapsler

En informasjonskapsel er en liten tekstfil som inneholder informasjon som lagres på datamaskinen eller enheten din. Når du besøker nettstedet vårt, bruker vi informasjonskapsler til å gi deg en bedre opplevelse på nettet, følge opp tjenestene på nettstedet vårt eller for å gjøre nettstedet vårt mer relevant for deg. Dataene brukes ikke til å identifisere individuelle besøkende med unntak av påloggede HX-kunder. Du kan angi eller endre innstillinger i nettleseren din for å godta eller avvise informasjonskapsler. Hvis du velger å avvise informasjonskapsler, kan du likevel bruke nettstedet vårt og visse tjenester, men tilgangen til noen funksjoner og deler på nettstedet eller tjenestene kan være svært begrenset.

Klikk her for mer informasjon om informasjonskapsler.

Endringer i denne personvernerklæringen

Vi jobber kontinuerlig for å utvikle og forbedre tjenestene for kundene våre. Dette kan føre til endringer i omfanget av behandlingen av personopplysninger. Derfor vil vi tidvis justere og oppdatere denne personvernerklæringen. Endringene publiseres på nettstedet vårt. Alle endringer trer først i kraft etter at de har blitt kommunisert/publisert.

Kontaktinformasjon

Vi har et personvernombud som hjelper HX med å sikre et godt personvernnivå. Hvis du har spørsmål om behandlingen av opplysninger, kan du sende oss en e-post på:

[email protected]

eller sende en forespørsel til:

Data Protection Officer, HX Hold Co Ltd, 210 Pentonville Road, London, N1 9JY

Merk: Hvis du har spørsmål om bestillingen din eller vil melde deg av nyhetsbrevet eller e-postene våre, kan du kontakte [email protected]